Порой, если владелец акций единственный, он считает возможным снимать средства с официального счета компании и распоряжаться ими по своему усмотрению. Чаще всего это происходит с получением средств в бухгалтерии со счета фирмы и тратой их на удовлетворение собственных желаний. Или же аналогичные манипуляции с корпоративной кредитной картой. Хоть средства и условно подотчетны, руководители часто манкируют своими обязанностями предоставить отчет вовремя, или не подают его вовсе.
Следуя законодательным нормам, средства на официальных счетах компании не принадлежат директору или учредителю. Законное право на личные траты получается лишь после уплаты всех налогов, когда средства переходят в категорию дивиденды. Лишь в этом случае директор забирает свою заработную плату и может определить излишек на премии себе и сотрудникам, по собственному усмотрению.
Руководитель тратит средства компании.
В случае, когда руководство принимается тратить средства фирмы, как свои собственные, ответственные сотрудники бухгалтерии обязаны проинформировать руководство о правилах, которые были установлены Банком России еще в 2014 году. Следуя им:
- Средства, которые идут под отчет, выдаются только после документального заявления официального лица, в котором изложена требуемая сумма и строки, на которые она предоставляется. Ниже следуют подписи руководителей и дата;
- Деньги в обязательном порядке должны быть возвращены в указанную дату. В противном случае составляется авансовый отчет. К нему прилагаются изначальные документы;
- Выдача средств происходит исключительно тем лицам, у которых нет предыдущих задолженностей;
- Все выданные средства обязаны тратиться исключительно на нужды организации. Уменьшить налог на прибыль можно в том случае, если любые расходы обоснованы нуждами фирмы, документально подтверждены (в идеале чеками).
Если средства возвращаются уже по окончанию указанного в первичных документах срока
В том случае, если средства возвращаются уже по окончанию указанного в первичных документах срока, бухгалтер может не проводить средства по графе дохода официального лица. Различные отчисления и взносы не будут оплачиваться в том случае, если:
- Они официально проводятся как материальная помощь;
- Учитываются в качестве возврата уже существующего займа;
- Зачисляются в счет выплаты премий и поощрений в отчетном периоде.
Официально средства, которые управленец получил, но не вернул с отчетом, могут быть вычтены из его заработной платы с полным соблюдением норм законодательства и трудового кодекса. В том случае, если предприятие считает нужным не взыскивать с сотрудника его долг, средства автоматически причисляются к доходу конкретного лица. В таком случае они облагаются всеми налогами, выплатами и страховыми взносами. Здесь уже на рассмотрение руководства и бухгалтерии, по каким правилам проводить уже не актуальный долг. Руководитель, который сотрудничает с компанией по трудовому договору и имеет отношения к акциям или созданию компании может быть призван к ответственности за трату средств фирмы без любых отчетов и возвращений требуемых сумм. В таком случае убытки организации могут стать поводом для обвинения начальника и приведения его к гражданско-правовой ответственности.
НЕ ЗАБЫВАЙТЕ О НАЛОГАХ!
Отчетность по любым, даже самым маленьким сумма должна быть обязательной к выполнению для любого сотрудника. Если средства были потрачены, а отчитать по ним никто не подумал, то при налоговой проверке могут возникнуть требования о выплате штрафов в установленных законодательством рамках. Если директор получил средства но не сделал отчет по тратам.
Неподотчетная сумма может быть полностью зачислена в доход руководителя, за чем последуют обязательные выплаты всем налогов, взносов и отчислений. Традиционно Министерство финансов и налоговая служба относят любые средства, которые не имеют под собой иного документального подтверждения, под графу доходы, и уже отчитываться по ним будет конкретное лицо, а не вся организация.
Глава 23 Налогового кодекса Российской Федерации определяет объектом налогообложения все средства, в которых можно проследить экономическую выгоду. При этом, неважно, денежная или натуральная форма была у конкретного дохода. Такой трактовки можно избежать, если правильно и всегда составлять официальные отчеты по тратам средств, которые выдаются бухгалтерией компании. Следуя традиции, налоговые споры официальных лиц и лиц, которые эти налоги платят приходиться решать через официальные инстанции, а именно суд. В судебной практике можно найти прецеденты положительных решений для обеих сторон.
Примеры судебной практики. Если директор получил средства но не сделал отчет по тратам.
К примеру, в одном из постановлений Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации можно найти утверждение, следовательно которому любые средства, которые подотчетно были выданы сотруднику или руководителю компании можно включить в перечень тех, по которым особа должна выплачивать налоги. Принимается это во внимание, когда при проверке не были предоставлены любые письменные свидетельства, что на эти деньги были сделаны целевые расходы или же приобретены любые ценности для организации. В таком случае средства безапелляционно зачисляются в число доходов и облагаются всеми предписываемыми налогами.
Особое внимание следует обратить на то, что дополнительные налоговые начисления не производятся автоматически. Наоборот, если конкретная личность или предприятие, не предоставили никаких документов относительно целевого расходования подотчетно выделенных средств, назначается судебное разбирательство. Уже в ходе него в индивидуальном порядке выясняются причины трат и отсутствие документальных свидетельств. Фактически, к рассмотрению берутся все обстоятельства, учитывается:
- На что в реальности были потрачены суммы, которые фигурируют в документации и не имеют чеков или других доказательств целевого использования;
- Были ли траты направлены на нужды организации или же конкретного ее члена в связи с этими нуждами;
- Есть ли любые подтверждения, даже те, которые были составлены с нарушением официальной процедуры;
- Была ли польза для организации от приобретенных товаров, работ или услуг, за которые рассчитывались ее средствами.
ПО РЕЗУЛЬТАТАМ РАССМОТРЕНИЯ МОГУТ ПРИНИМАТЬСЯ ДВА ТИПА РЕШЕНИЙ:
- В пользу налогоплательщика, если доказательства суд счел достаточными и увидел пользу для организации от трат конкретного лица. В таком случае налогом они не облагаются;
- В пользу представителей налоговой службы, если доказательства полностью не оправдали, по мнению судьи, лицо, которое не отчиталось по всей форме за потраченные средства своей фирмы. В таком случае все налоговые отчисления, взносы и выплаты ложатся на плечи того, кто брал подотчетные средства.
В плане пострадавшей стороны может выступить не только физическое лицо, на плечи которого упадут дополнительные налоговые выплаты, но и вся его фирма, которая выдала деньги под отчет, но не получила их назад и не оформила соответствующие документы. Организация может понести ответственность за то, что не удержала и не перечислила налоговые отчисления за своего сотрудника. В результате, ей грозит штраф – 20% от суммы, которая должна быть выплачена сотрудником и пеня за то, что оплата не была выполнена в свое время.
Налогоотчисление – область ответственная, поэтому заниматься ей нужно вдумчиво и постоянно. Невнимательность или халатность могут привести к серьезным финансовым прорехам в бюджете организации!Какова процедура, если директор получил средства, но не сделал отчет по тратам?